« Vous avez mon dossier ? » « Est-ce qu’il reste un créneau vendredi ? » « Pouvez-vous transmettre le problème au support ? » Vos clients appellent pour obtenir une réponse et faire avancer leur demande. Cette réponse se trouve souvent dans votre CRM, votre agenda ou votre outil de support.
Avec AYWA, l’agent vocal peut utiliser vos outils pendant la conversation. Il recueille les informations utiles, lance une opération autorisée et s’appuie sur son résultat pour poursuivre l’échange. La demande peut donc avancer pendant que le client est encore en ligne.
Un appel qui aboutit à un rendez-vous
Imaginez une entreprise de services. Un prospect appelle pour organiser une première visite. L’agent comprend le besoin, consulte le calendrier associé et propose une disponibilité. Le prospect accepte, puis corrige l’horaire : « Finalement, je préférerais l’après-midi. »
L’agent tient compte de la précision et recherche un créneau adapté. Après l’accord du prospect, il crée le rendez-vous. Il confirme la réservation une fois que l’agenda a confirmé sa création. L’équipe retrouve le créneau dans son outil, avec les informations prévues pour préparer la visite.
Ce scénario est fictif : il illustre un parcours à configurer avec les actions de l’agenda connecté.
Le bénéfice est facile à apprécier : le prospect termine sa demande pendant l’échange ; votre équipe sait ce qui a été réservé et ce qui reste à préparer.
Que peut accomplir un agent vocal connecté ?
La mission dépend de votre activité. Voici quatre points de départ :
La demande | Le travail confié à l’agent | Ce que votre équipe récupère |
|---|---|---|
« Je souhaite un devis. » | Recueillir le besoin et transmettre les informations au CRM. | Un contexte commercial et une prochaine étape à traiter. |
« Quand puis-je venir ? » | Consulter les disponibilités et enregistrer le créneau accepté. | Un rendez-vous dans l’agenda choisi. |
« Mon accès ne fonctionne plus. » | Identifier la demande et utiliser l’action de support configurée. | Un ticket ou une transmission avec les éléments recueillis. |
« J’ai une précision pour votre équipe. » | Recueillir le changement et l’envoyer au service prévu. | Une information exploitable dans son outil habituel. |
AYWA propose un catalogue de plus de 35 connecteurs couvrant CRM, agendas, support, messages, projets, documents, commerce et facturation. Les connecteurs peuvent être utilisés pendant l’appel ; chaque outil conserve ses propres actions. Le compte connecté, ses droits et les réglages de l’agent déterminent les opérations disponibles. Vous les retrouvez dans le catalogue d’intégrations AYWA.
Votre équipe garde ses outils et ses habitudes
Le commercial travaille dans HubSpot ou Salesforce. L’équipe organise ses rendez-vous dans Google Calendar ou Outlook. Le support suit ses demandes dans Atera, Zendesk ou un autre outil du catalogue. Le parcours AYWA se construit autour de cette organisation.
Vous choisissez ce que l’agent doit lire, ce qu’il peut modifier et ce qui demande l’accord de l’interlocuteur. Une mission d’accueil peut utiliser un agenda ; une qualification commerciale peut ajouter le CRM ; une demande particulière peut conduire à un relais vers une personne.
Cette continuité concerne aussi les appels sortants : confirmation de rendez-vous, collecte d’informations, qualification ou sondage. Les campagnes AYWA donnent un cadre aux contacts, au planning et aux tentatives.
Pendant l’appel, puis après l’appel
Une consultation répond à une question immédiate. Une règle après appel organise la suite : enregistrer un résumé, transmettre une demande ou envoyer le résultat à un service. Vous placez chaque action au moment où elle aide le client ou l’équipe.
Pour une demande de devis, l’agent peut recueillir les critères pendant l’échange, puis transmettre le contexte commercial après le raccrochage. Pour un rendez-vous, la disponibilité et la réservation interviennent pendant la conversation. Le suivi complète ensuite le parcours selon les règles activées.
Le moteur AYWA coordonne la conversation et les opérations
AYWA développe son propre moteur pour coordonner la conversation, la téléphonie et l’utilisation des outils. Pour votre client, cette coordination se traduit par une suite cohérente : il précise sa demande, l’agent utilise le service approprié, puis poursuit à partir de ce qui s’est réellement passé.
Quand une opération échoue ou qu’une information manque, le parcours doit prévoir la prochaine question ou le relais vers l’équipe. Une demande recueillie et une opération terminée restent deux états distincts. L’historique permet de vérifier l’exécution.
Les accès à certaines fiches utilisent des références temporaires protégées, plutôt que d’exposer directement leurs identifiants au moteur vocal. La page Sécurité explique ces protections.
Par quelle mission commencer ?
Choisissez un appel fréquent dont l’issue est facile à constater : une réservation dans l’agenda, une demande commerciale transmise ou un ticket créé. Préparez les informations nécessaires, connectez l’outil et testez le parcours avec une correction en cours de conversation. Ouvrez ensuite l’outil pour vérifier le résultat.
Vous avez alors une base concrète pour décider quels autres appels confier à AYWA.
Questions fréquentes
Faut-il remplacer notre CRM ou notre agenda ?
Vous pouvez utiliser un outil déjà en place lorsqu’un connecteur AYWA propose les opérations nécessaires. Vérifiez l’action précise dont votre mission a besoin.
Un même appel peut-il utiliser plusieurs outils ?
Oui, une mission peut associer plusieurs capacités, par exemple qualification dans le CRM et prise de rendez-vous. Les actions et leur enchaînement se préparent pour cet agent.
Comment éviter qu’un rendez-vous soit annoncé sans avoir été créé ?
Configurez la confirmation à partir du résultat de l’agenda. Si la création échoue, l’agent doit proposer une autre suite et laisser une demande identifiable à votre équipe.
Quelle demande voulez-vous faire avancer dès le prochain appel ?
Apportez un cas fréquent et le nom de l’outil utilisé par votre équipe. Nous pourrons définir un parcours où la conversation produit un résultat vérifiable.
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