Les réponses, au bon endroit.

AYWA permet de créer des agents vocaux capables de recevoir ou de passer des appels.

Fonctions principales

• Accueillir et orienter les appels entrants
• Lancer des campagnes sortantes
• Qualifier une demande ou un prospect
• Prendre un rendez-vous et déclencher des actions dans vos outils

La configuration, les tests, les appels et les résultats sont pilotés depuis votre espace AYWA.

1. Ouvrez Agents puis choisissez de créer un agent.
2. Définissez son type, son identité et sa langue parlée.
3. Décrivez sa mission et ajoutez les capacités nécessaires.
4. Choisissez une voix.
5. Testez le comportement avant de publier.

La langue de l’agent est indépendante de la langue de l’interface.

Ouvrez l’éditeur et vérifiez l’accueil, la langue parlée, les réponses, les interruptions et la clôture. Le test navigateur permet d’essayer le dialogue avec votre microphone. Utilisez un test téléphonique pour vérifier un transfert réel et ce qui se passe lorsque personne ne répond. Contrôlez aussi le résultat des outils avant publication.

Les plans actifs, leurs prix, leurs minutes incluses et leurs règles de dépassement sont affichés dans Paramètres → Facturation.

Cette page est la source à utiliser : elle reflète la configuration commerciale actuellement disponible pour votre compte.

Ouvrez Paramètres → Facturation, sélectionnez le plan souhaité et vérifiez le récapitulatif avant de confirmer.

Les dates d’effet, éventuels proratas et montants affichés au moment de la confirmation prévalent.

Le dashboard et Paramètres → Facturation affichent les minutes utilisées, le quota disponible et les éventuels coûts hors forfait.

Les données d’un appel peuvent être finalisées quelques instants après sa clôture.

Le comportement dépend du plan actif : certains plans interrompent le service au quota, d’autres autorisent un dépassement facturé.

Consultez Paramètres → Facturation pour connaître la règle et le tarif applicables à votre compte.

Ouvrez Paramètres → Facturation pour consulter l’abonnement, gérer le moyen de paiement et accéder aux factures disponibles.

Les taxes et totaux affichés sur la facture émise sont les montants de référence.

La résiliation se gère depuis Paramètres → Facturation.

Avant de confirmer, vérifiez la date de fin d’accès et les informations de conservation affichées dans le parcours.

Quand un essai est disponible, sa durée, son quota et son état sont affichés dans le bandeau de l’application et dans Paramètres → Facturation.

Ces valeurs proviennent de la configuration de votre compte et prévalent sur toute documentation générale.

Décrivez la mission, les limites et les informations que l’agent doit connaître. Utilisez l’assistant de rédaction pour structurer ce contexte, puis relisez le résultat avant de publier.

Évitez de dupliquer des règles déjà portées par les capacités ou les outils : une consigne courte et cohérente est plus fiable.

Dans l’éditeur, choisissez d’abord la langue parlée, puis écoutez les voix compatibles.

La voix et la langue de l’agent sont des paramètres d’appel. Elles ne changent pas lorsque vous modifiez la langue de l’interface AYWA.

Ajoutez les destinations dans l’annuaire, puis activez le transfert dans l’agent et sélectionnez les destinations autorisées.

Testez le routage, le numéro appelé, l’annonce de transfert et le comportement si la destination ne répond pas.

Chargez les documents dans Documents, vérifiez leur état d’indexation, puis assignez-les à l’agent.

Utilisez des sources claires et à jour. Testez ensuite une question dont la réponse figure dans chaque document important.

L’état publié détermine si la configuration active peut traiter des appels. Après une modification, publiez la nouvelle version puis contrôlez son état dans la liste des agents.

Mettre un agent en pause ne supprime ni sa configuration ni son historique.

Dupliquez un agent pour réutiliser une base de configuration, puis modifiez son identité, ses outils, ses destinations et ses documents.

Avant publication, vérifiez qu’aucune donnée propre à l’agent source n’a été conservée par erreur.

Choisissez le calendrier géré par AYWA, s’il est disponible, ou associez un calendrier Google ou Microsoft connecté. Activez la recherche de disponibilités et la création de rendez-vous. Vérifiez le calendrier, les jours ouverts, la durée et le fuseau horaire.

Testez un créneau réel et contrôlez la réservation. L’agent doit confirmer uniquement après la réussite de l’outil.

Vérifiez le mode d’envoi de l’agent, l’adresse du destinataire et les réglages d’email de la campagne ou des actions post-appel.

Selon la configuration, une réservation confirmée peut générer une invitation de calendrier ou un email avec invitation en pièce jointe. Un récapitulatif dépend des envois configurés. Testez avec votre adresse : contenu, horaire, expéditeur et résultat d’envoi.

Un administrateur peut configurer une ligne existante compatible ou rechercher un numéro dans les pays proposés. Vérifiez ses caractéristiques et son prix avant de confirmer.

Des justificatifs et une validation de l’opérateur peuvent être nécessaires selon le pays et le numéro. Attendez son activation, sélectionnez-le dans la téléphonie de l’agent et testez un appel. Pour les SMS, vérifiez leur prise en charge et leur activation.

1. Ouvrez Campagnes et choisissez un objectif.
2. Décrivez l’offre ou la mission et ajoutez vos sources.
3. Préparez les axes ou questions propres à l’objectif.
4. Associez un agent, des prospects et les outils nécessaires.
5. Testez avant de planifier ou lancer.

La langue de campagne pilote la conversation ; la langue de l’interface ne la modifie pas.

Importez un fichier pris en charge, vérifiez l’aperçu et mappez les colonnes avant validation.

Les numéros internationaux doivent idéalement être au format international, avec indicatif pays. Pour les numéros locaux, le pays téléphonique de l’espace de travail est utilisé, jamais la langue de l’interface.

Définissez les jours, créneaux, cadence et tentatives de rappel dans la campagne.

Vérifiez le fuseau affiché : il provient de la campagne et de l’espace de travail, pas de la langue choisie pour l’interface.

La page Appels regroupe les appels autorisés pour votre organisation. Utilisez les filtres de date, agent, campagne et statut pour affiner la liste.

Les métriques et artefacts peuvent être finalisés quelques instants après la fin de l’appel.

Le dashboard et le reporting agrègent volume, durée, statuts et résultats selon les filtres sélectionnés.

Vérifiez la période, l’organisation et le périmètre du filtre avant de comparer deux indicateurs.

Depuis Appels, consultez les informations disponibles : chronologie, transcription, enregistrement, coûts estimés et résultats des outils. Certains éléments apparaissent après la fin de l’appel.

Si une transcription semble incorrecte, comparez-la à l’enregistrement lorsqu’il est disponible. Pour vérifier une réservation ou un envoi, consultez le résultat de l’action et, si nécessaire, l’outil connecté.

Ouvrez Banque de voix, lancez le parcours de clonage et suivez le texte d’enregistrement dans la langue sélectionnée.

Utilisez un micro stable, une pièce calme et la voix de la personne qui a explicitement autorisé le clonage.

Attendez que la voix soit prête, écoutez son aperçu puis assignez-la à un agent compatible.

Testez plusieurs types de phrases avant publication. Une voix est un paramètre de l’agent ; changer la langue de l’interface ne la remplace pas.

Retrouvez les intégrations par usage. Ouvrez ensuite la fiche de votre outil dans Intégrations pour voir ses possibilités et terminer sa connexion.

• CRM et suivi commercial : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Freshsales, ActiveCampaign, Microsoft Dynamics (à venir).
• Agendas et rendez-vous : Google Calendar, Microsoft Outlook, Calendly.
• Support et assistance informatique : Zendesk, Intercom, Freshdesk, Jira, Atera, ServiceNow.
• Projets et tâches : monday.com, ClickUp, Asana, Trello, Todoist.
• Emails et messages : Gmail, Microsoft Teams, WhatsApp Business, SMS AYWA.
• Documents et tableaux : Google Drive, Google Docs, Google Sheets.
• Commerce en ligne : Shopify, WooCommerce.
• Facturation et relances : Stripe, Pennylane, Sellsy, Chargebee.
• Recherche de prospects : Clay (depuis prospects, selon activation).

Pour chaque outil, vérifiez les actions proposées, le compte connecté et les autorisations. Le guide de sa famille explique comment préparer et vérifier votre parcours.

Dans la nouvelle version, tous les connecteurs peuvent être utilisés pendant l’appel. L’agent consulte les informations, exécute les actions autorisées et tient compte du résultat pour poursuivre la conversation. Les opérations accessibles restent propres à chaque outil.

Exemples d’utilisation

• Retrouver une fiche client et s’appuyer sur ses informations pour traiter la demande.
• Vérifier une disponibilité et enregistrer le rendez-vous accepté.
• Mettre à jour une information ou créer un ticket au cours de l’échange, si le connecteur propose cette action.

Préparer votre agent

1. Connectez le compte de l’outil concerné dans Intégrations.
2. Définissez les connecteurs et les actions que cet agent peut utiliser pendant l’appel.
3. Précisez dans ses consignes quand consulter l’outil, quelles informations recueillir et quand demander l’accord de l’interlocuteur avant une modification.
4. Testez une conversation complète, puis vérifiez le résultat de l’action dans l’outil connecté.

L’agent doit annoncer une action comme terminée uniquement après confirmation de sa réussite. Si une information manque ou si l’outil échoue, prévoyez une nouvelle question ou un relais vers votre équipe.

Les actions après l’appel restent utiles pour enregistrer un résumé, transmettre le résultat ou déclencher le suivi une fois la conversation terminée.

Associez une intégration à l’agent et choisissez parmi ses actions : mise à jour CRM, note, message, ticket ou envoi vers un service externe.

Définissez les conditions et informations à transmettre, puis activez la règle. Son exécution dépend de l’état de l’intégration et des autorisations du compte. Testez le parcours et consultez l’historique pour vérifier les réussites ou comprendre les échecs.

HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Freshsales et ActiveCampaign permettent de relier votre suivi commercial à AYWA.

1. Dans Intégrations, recherchez votre CRM et suivez la connexion proposée : autorisation du compte ou saisie des identifiants demandés.
2. Pour importer des contacts, choisissez la source et le périmètre, associez les champs et vérifiez l’aperçu avant de lancer l’import.
3. Pour enregistrer le résultat d’un appel, associez le connecteur à l’agent et configurez une action après l’appel parmi celles proposées.
4. Testez avec une fiche dédiée, puis vérifiez les informations reçues dans le CRM.

L’import et la mise à jour après appel se règlent séparément. Microsoft Dynamics figure également au catalogue avec le statut « À venir ».

Retrouvez Atera, Zendesk, Freshdesk, Jira, ServiceNow et Intercom dans les intégrations de support.

1. Connectez le compte utilisé par votre équipe.
2. Sélectionnez l’action proposée par le connecteur : création de ticket, transmission du contexte ou mise à jour d’un contact, selon l’outil.
3. Pour une règle après appel, précisez quand elle se déclenche et les informations à transmettre : demande, coordonnées utiles, résumé et priorité si ce champ est proposé.
4. Choisissez le projet, le groupe ou la destination demandés, puis vérifiez le résultat dans votre outil de support.

Les opérations diffèrent selon le connecteur : Intercom ne doit pas être configuré en supposant qu’il expose les mêmes actions de ticketing qu’Atera ou Zendesk.

monday.com, ClickUp, Asana, Trello et Todoist permettent de préparer le suivi du travail dans les outils de votre équipe.

Connectez votre compte depuis Intégrations, puis consultez les actions disponibles sur sa fiche. Pour une création de tâche proposée après appel, choisissez le tableau, le projet ou la liste cible et précisez le titre ainsi que les informations à reprendre.

Lancez un test avec un espace de travail dédié et vérifiez la destination, le contenu et les permissions. Si une action n’apparaît pas, vérifiez la configuration avec l’équipe AYWA avant de construire votre parcours autour de cette opération.

Le catalogue comprend Gmail, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, WhatsApp Business et SMS AYWA. Le réglage dépend du canal et du message que vous souhaitez envoyer.

• Email : reliez le compte Google ou Microsoft, puis vérifiez le mode d’envoi choisi pour l’agent ou la campagne.
• WhatsApp Business : connectez les accès demandés et choisissez une action de message lorsqu’elle est proposée.
• SMS AYWA : sélectionnez une ligne AYWA Appels + SMS éligible et activez les envois pour l’agent.
• Microsoft Teams : connectez votre compte et vérifiez les opérations proposées avant de définir votre scénario.

Testez avec votre propre adresse ou numéro, puis contrôlez le destinataire, le contenu et le résultat d’envoi. Une connexion au compte ne crée pas automatiquement une règle de message.

Google Drive, Google Docs et Google Sheets figurent au catalogue. Ils se connectent avec le compte Google qui dispose des accès nécessaires aux fichiers concernés.

1. Ouvrez Intégrations, choisissez le service et terminez l’autorisation avec le bon compte.
2. Consultez les opérations proposées et sélectionnez les fichiers, dossiers ou feuilles demandés par votre configuration.
3. Faites un test sur un document dédié avant d’utiliser vos données de travail.

Connecter Drive ne signifie pas que tous ses documents sont automatiquement ajoutés aux connaissances de l’agent. Pour une base documentaire, vérifiez aussi les sources configurées dans l’éditeur de l’agent.

Reliez votre boutique Shopify ou WooCommerce depuis Intégrations, avec les accès demandés par sa fiche.

Pour préparer une campagne, choisissez les contacts ou la source proposés, associez les champs et contrôlez l’aperçu avant import. Pour transmettre le résultat d’un appel, configurez séparément l’action après appel disponible pour la boutique.

Vérifiez le comportement sur un contact de test. Un connecteur e-commerce ne donne pas automatiquement accès à toutes les opérations de la boutique : confirmez l’action proposée avant de prévoir une modification de commande, de stock ou de paiement.

Stripe, Pennylane, Sellsy et Chargebee permettent de préparer des campagnes à partir d’une source de facturation. Certains CRM proposent également une source compatible avec cet usage.

1. Connectez l’outil depuis Intégrations.
2. Dans la campagne de relance de paiement, sélectionnez cette source et définissez les factures ou filtres concernés.
3. Contrôlez l’aperçu : client, coordonnées, référence, montant, échéance et lien de paiement lorsqu’il est fourni.
4. Vérifiez le traitement d’une facture réglée et les conditions de sortie avant d’activer la campagne.

La connexion fournit le contexte de la relance. Vérifiez les informations et le statut des factures dans votre outil de facturation avant de lancer la campagne.

Clay dispose d’un parcours dédié dans Prospects, lorsque cette option est activée pour votre espace. Son accès peut aussi apparaître dans le catalogue des intégrations.

Ouvrez ce parcours, connectez votre propre compte Clay avec les accès demandés et définissez les entreprises ou contacts recherchés. Vérifiez les résultats, les coordonnées disponibles et les éventuels coûts Clay avant d’ajouter les prospects à une campagne.

La recherche de prospects, leur ajout à AYWA et le lancement d’une campagne sont des étapes distinctes. Vérifiez les coordonnées et les informations utiles avant de confier une campagne à votre agent.

Ouvrez Intégrations, choisissez Google Calendar et terminez l’autorisation avec le bon compte.

Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par l’agent et testez une recherche de créneau puis une création réelle.

Ouvrez Intégrations, choisissez Microsoft et terminez l’autorisation avec le compte qui possède le calendrier.

Vérifiez les permissions accordées, sélectionnez le calendrier cible et faites un test de bout en bout.

Le mode géré utilise les services de calendrier et d’email fournis par AYWA lorsqu’ils sont disponibles pour votre espace. Sélectionnez-le dans les réglages de communication de l’agent.

Définissez disponibilités, durée et fuseau horaire, puis testez une réservation et son invitation. Pour tenir compte des événements de votre agenda habituel, choisissez le mode connecté et associez ce calendrier.

Avec l’extension installée, ouvrez votre session AYWA et connectez-la depuis le panneau Companion. Consultez un profil, une publication ou une recherche LinkedIn et vérifiez l’aperçu du contexte capturé.

Envoyez ce contexte vers Sales Research, puis créez un prospect avec ou sans campagne lorsque la fonction est disponible. Vérifiez les informations, la campagne cible et le mode de validation avant tout ajout.

Dans Paramètres → Utilisateurs, saisissez l’adresse de la personne, choisissez son rôle et envoyez l’invitation.

Vérifiez l’organisation affichée avant l’envoi. L’invitation n’accorde que les droits du rôle choisi.

Les rôles déterminent les pages, ressources et actions accessibles à chaque membre.

Appliquez le principe du moindre privilège : attribuez uniquement les permissions nécessaires puis testez avec un compte du rôle concerné.

L’annuaire structure les services, contacts et destinations que les agents entrants peuvent rechercher ou appeler.

Évitez les doublons de numéro, indiquez des libellés clairs et testez chaque transfert critique après modification.

Vérifiez que l’agent est publié et actif, que la ligne est reliée au bon agent et que le plan autorise encore les appels.

Pour un appel navigateur, contrôlez aussi l’autorisation micro. Pour un appel téléphonique, consultez le statut et les logs de l’appel.

Vérifiez l’état de l’intégration calendrier, les outils activés sur l’agent, le calendrier cible, les disponibilités et le fuseau.

Rejouez séparément une recherche de créneau puis une création. Le détail de l’appel doit montrer le succès de l’outil avant toute confirmation orale.

Vérifiez l’adresse utilisée, l’état de vérification de l’email et l’organisation attendue. Réessayez dans une fenêtre privée pour exclure une session obsolète.

Si le problème persiste, envoyez au support l’heure, l’URL et le message d’erreur sans partager votre mot de passe.

Depuis la page de connexion, choisissez Mot de passe oublié, saisissez votre email puis ouvrez le lien reçu.

Utilisez le lien le plus récent. Si aucun email n’arrive, vérifiez les courriers indésirables et l’adresse saisie.