Un prospect appelle pendant une réunion. Il veut parler d’un projet, vérifier si vous pouvez l’accompagner et savoir quand un commercial pourra le rappeler. À la fin de l’échange, votre équipe a besoin de bien plus qu’un numéro : le sujet, l’échéance et la prochaine étape.
AYWA accueille ou rappelle vos prospects, qualifie leur demande et transmet le contexte à votre CRM. Le commercial prépare son rappel à partir de ce que le prospect a réellement expliqué.
Dans ce guide, HubSpot illustre ce parcours. AYWA propose plus de 35 connecteurs, dont Salesforce, Pipedrive et Zoho CRM, mais aussi Google Calendar, Outlook, Atera et Zendesk. Vous reliez les outils que votre équipe utilise déjà et choisissez les actions utiles pendant et après l’appel. Retrouvez-les dans le catalogue des intégrations AYWA.
Donnez une mission commerciale à votre agent
Commencez par une décision que vos commerciaux prennent tous les jours : à qui transmettre la demande, quel échange proposer ou quelles informations demander avant un devis. Les questions de l’agent doivent aider à prendre cette décision.
Pour une entreprise de services, il peut recueillir le type de prestation, le périmètre du projet et l’échéance. Pour un logiciel, il peut comprendre le processus actuel, les outils utilisés et ce que l’équipe veut améliorer. Les documents de votre agent vocal AYWA lui donnent les repères pour présenter l’offre et répondre aux questions prévues.
Vous choisissez le niveau de détail. Une première prise de contact peut rester courte, puis conduire à un rendez-vous ou à une reprise par un commercial.
Voici ce que le commercial doit retrouver
Exemple fictif pour une entreprise qui accompagne des projets d’équipement.
Le prospect précise qu’il veut équiper deux bureaux, puis corrige : un seul site sera concerné cette année. Il souhaite avancer avant la fin du mois et préfère être rappelé demain après-midi.
Information | Contexte utile pour le rappel |
|---|---|
Besoin | Équipement d’un site cette année. |
Échéance annoncée | Avant la fin du mois. |
Prochaine étape demandée | Rappel demain après-midi ; aucun rendez-vous n’est encore réservé. |
À préciser | Le périmètre exact et les contraintes du projet. |
Ces informations donnent une entrée en matière au commercial : « Vous souhaitez avancer sur un site avant la fin du mois. Regardons ensemble le périmètre. » Le prospect peut poursuivre son projet à partir de son premier échange.
HubSpot fait partie du parcours, pendant et après l’appel
Les intégrations AYWA permettent d’associer le CRM à l’agent. Les opérations proposées par le connecteur peuvent être utilisées pendant l’appel ; les règles après appel servent à enregistrer ou transmettre le résultat une fois la conversation terminée.
Le parcours peut ainsi prévoir la consultation d’une information disponible, la collecte du besoin et la transmission du contexte commercial. Le choix des opérations, des champs et des droits dépend de votre compte et de la configuration du connecteur HubSpot.
Définissez d’abord la fiche que votre commercial veut retrouver. Elle peut distinguer les réponses confirmées, les informations manquantes et la prochaine étape demandée. Prévoyez également comment reconnaître un contact existant pour éviter les doublons.
L’accueil et les rappels dans une même organisation
AYWA gère des missions entrantes et sortantes. Votre agent peut accueillir un prospect qui appelle ou rappeler des contacts dans une campagne préparée : demandes reçues, informations à compléter ou rendez-vous à confirmer.
Pour le sortant, vous choisissez les contacts, la mission, le planning et les tentatives dans les campagnes AYWA. Les règles de contact applicables à votre fichier doivent être prises en compte. Le suivi commercial exploite ensuite le contexte recueilli dans HubSpot.
Une même plateforme peut couvrir d’autres missions : prise de rendez-vous dans un agenda connecté, enquête de satisfaction ou préparation d’une demande de support. Vous élargissez le périmètre à partir des parcours qui ont été vérifiés.
Mesurez la suite donnée à l’appel
Un contact appelé, une conversation tenue, une demande qualifiée et un rendez-vous réservé décrivent des avancées différentes. Faites correspondre vos critères à ces résultats.
Pour une première mission, vérifiez notamment si les informations nécessaires au rappel sont présentes, si elles correspondent à l’échange et si le commercial sait quoi faire ensuite. Si vous ajoutez la prise de rendez-vous, contrôlez aussi le résultat dans l’agenda. Le nombre d’appels est utile pour suivre l’activité ; les demandes exploitables vous renseignent sur sa valeur commerciale.
Préparez un premier parcours avec votre équipe
Choisissez une demande fréquente. Par exemple, un premier échange avant un devis.
Définissez les questions utiles. Besoin, périmètre, échéance et prochaine étape suffisent souvent à commencer.
Reliez HubSpot. Sélectionnez les opérations disponibles et la destination des informations.
Testez avec un contact dédié. Corrigez une réponse pendant l’appel, puis vérifiez la fiche obtenue.
Faites relire le résultat par un commercial. Peut-il préparer sa conversation avec ce contexte ?
Questions fréquentes
AYWA fonctionne-t-il avec d’autres CRM que HubSpot ?
Oui. Le catalogue AYWA comprend notamment Salesforce, Pipedrive et Zoho CRM. Vous choisissez votre connecteur et les actions proposées pour votre parcours. Ce guide présente l’exemple HubSpot ; pour un parcours qui associe CRM, agenda et support, découvrez les actions des connecteurs pendant l’appel.
AYWA peut-il qualifier des appels entrants et sortants ?
Oui. Vous préparez une mission d’accueil ou une campagne sortante, puis les informations à recueillir et les actions CRM correspondantes.
La connexion à HubSpot signifie-t-elle qu’une affaire sera créée automatiquement ?
Chaque opération doit être disponible et configurée. Une transmission de contexte ne crée pas, à elle seule, une affaire et ne modifie pas automatiquement votre pipeline.
Comment traiter un prospect qui veut parler à une personne ?
Prévoyez le relais vers l’équipe et la suite si la destination ne répond pas. L’agent peut recueillir la demande nécessaire à une reprise organisée.
Vos commerciaux savent-ils quoi faire après le premier appel ?
Apportez une demande type, le CRM que vous utilisez et les informations attendues par vos commerciaux. Construisons un premier parcours qui donne à votre équipe les éléments pour avancer.
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