Politique de confidentialité

1. Objet

Cette politique explique comment AYWA collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles lors de l’utilisation de son site, de sa plateforme, de ses agents vocaux et de l’extension AYWA Companion for LinkedIn.

2. Responsable et rôles

RTLS TechLab (AYWA), 166-168 Avenue Georges Clemenceau, 92000 Nanterre, France, est responsable des traitements liés aux comptes, au site, à la facturation, au support et à la sécurité du service. Pour les données que le client traite dans ses appels et campagnes, le client détermine les finalités et AYWA agit généralement comme sous-traitant selon le contrat applicable. Contact : team@aywa.ai.

3. Catégories de données

• Identité et coordonnées professionnelles : nom, email, téléphone, entreprise, fonction.
• Données de compte et d’accès : identifiants techniques, rôles, sessions, adresse IP et journaux de sécurité.
• Données d’usage : configurations d’agents, campagnes, outils, documents, actions et statistiques.
• Données d’appel : numéros, métadonnées, transcriptions, enregistrements, résumés et résultats lorsque ces fonctions sont activées.
• Données commerciales et de paiement : plan, consommation, factures, statut du paiement et identifiants Stripe; AYWA ne stocke pas le numéro complet de carte.

4. Extension LinkedIn

Lorsque l’utilisateur active l’extension, elle peut traiter le contexte visible des pages LinkedIn ouvertes volontairement, l’URL, des extraits affichés, les réglages locaux et un jeton de session AYWA temporaire. Elle ne demande pas le mot de passe LinkedIn. Les données capturées servent aux fonctions Sales Research, à l’enrichissement, au scoring, à la revue et à la conversion en prospect.

5. Finalités et bases légales

• Exécution du contrat : fournir les comptes, agents, appels, outils, support et facturation.
• Intérêt légitime : sécuriser, prévenir la fraude, diagnostiquer et améliorer le service, sous réserve des droits des personnes.
• Consentement : cookies non essentiels, communications facultatives et traitements qui l’exigent.
• Obligation légale : obligations comptables, fiscales, réglementaires et réponses aux autorités compétentes.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes habilitées d’AYWA, aux membres autorisés du tenant et aux prestataires nécessaires : hébergement et authentification, runtime vocal privé, fournisseurs IA et télécom configurés, email, monitoring et paiement. Chaque prestataire n’accède qu’aux données nécessaires à sa mission, selon le contrat et la configuration retenus.

• Hébergement et données : Vercel distribue l’interface web et traite les métadonnées techniques des requêtes. Hostinger héberge les serveurs et le runtime vocal privé AYWA. Supabase fournit l’authentification, la base de données et le stockage des fichiers applicatifs.
• Conversation et voix : OpenAI traite les instructions, le contexte utile, les réponses et l’audio ; il peut aussi analyser les appels lorsque cette fonction est activée. ElevenLabs ou Cartesia synthétisent les réponses selon la voix configurée. Deepgram assure la transcription ou la synthèse lorsqu’il est sélectionné.
• Préparation et recherche : Anthropic peut générer les consignes d’un agent ou intervenir en secours dans cette préparation. LLMLayer traite les recherches, les sources et les résumés demandés, via ses API et les modèles OpenAI ou Groq sélectionnés. Jina Reader peut extraire le contenu d’un site fourni, en secours de l’import web. Ces services ne reçoivent pas les identifiants OAuth Google.
• Emails : Resend achemine les emails transactionnels de la plateforme, notamment les notifications et les invitations lorsqu’il est le mode d’envoi retenu. Il traite l’expéditeur, les destinataires, le contenu, les pièces jointes éventuelles et les statuts de livraison. Un envoi effectué par le connecteur Gmail ou Microsoft utilise le compte connecté et son fournisseur.
• Téléphonie et messages : Telnyx, ou l’opérateur raccordé par le client, achemine les appels et les SMS selon le service utilisé, avec les numéros, métadonnées et contenus nécessaires. WhatsApp (Meta) intervient pour les messages et métadonnées du canal WhatsApp lorsqu’il est activé.
• Facturation et support : Stripe traite les paiements, abonnements, coordonnées de facturation et données nécessaires à la consommation facturée. Microsoft 365 héberge la messagerie de l’équipe AYWA pour les échanges que vous lui adressez. Ces usages ne donnent pas accès à votre compte Google connecté.
• Connexions choisies par le client : Google, Microsoft et les services métier raccordés, par exemple Salesforce, HubSpot, Zendesk ou Atera, reçoivent les données requises pour les actions autorisées. Leur activation et leurs destinataires dépendent de vos connexions et règles ; connecter un service n’active pas tous les autres.

7. Localisation et transferts

Le plan de contrôle utilise notamment une région de données européenne. Selon les fournisseurs choisis pour l’IA, la téléphonie, l’email, le paiement ou le monitoring, certaines données peuvent être traitées hors de l’Espace économique européen. Ces transferts sont encadrés par les mécanismes applicables, notamment décisions d’adéquation, Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types.

8. Conservation

Les durées dépendent de la nature des données, du contrat, des paramètres de rétention du tenant et des obligations légales. Les artefacts d’appel suivent la durée configurée lorsque cette option existe; les données comptables sont conservées pendant la durée légale; les journaux de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée. Les données sont supprimées ou anonymisées à l’issue de la durée applicable, sous réserve des sauvegardes et obligations de preuve.

9. Droits

Selon les conditions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer à un traitement, et retirer un consentement. Adressez la demande à team@aywa.ai en précisant le compte concerné. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée. Vous pouvez saisir la CNIL ou votre autorité de contrôle compétente.

10. Sécurité

AYWA applique des mesures adaptées au risque : contrôle d’accès par tenant et rôle, chiffrement des communications, protection des secrets, journaux, limitation des requêtes, sauvegardes et procédures d’incident. Aucune mesure n’élimine tout risque; les clients doivent aussi protéger leurs comptes, clés et infrastructures.

11. Cookies et mesure

Les cookies nécessaires assurent l’authentification, la sécurité et les préférences. Les outils de mesure et de marketing soumis au consentement ne sont chargés qu’après accord. Le choix peut être modifié via la bannière ou les paramètres disponibles.

Sur aywa.ai, Google Analytics mesure les pages consultées et les étapes de découverte (choix du secteur, démonstration, clic vers l’inscription) uniquement après votre accord. Nous ne transmettons ni nom d’entreprise, ni contenu de formulaire, ni conversation. Les identifiants de campagne sont limités à des codes sans données personnelles. Les cookies Analytics expirent au plus tard après 6 mois ; vous pouvez retirer votre accord dans « Préférences de confidentialité » en pied de page. Aucune fonction publicitaire Google ni enregistrement de session n’est activé.

12. Modifications et contact

Cette politique peut évoluer pour refléter le service ou la réglementation. Une modification importante est signalée par un moyen approprié. Questions et demandes : team@aywa.ai; courrier : RTLS TechLab (AYWA), 166-168 Avenue Georges Clemenceau, 92000 Nanterre, France.

Demandes de contact depuis aywa.ai

Lorsque vous envoyez le formulaire de contact, AYWA reçoit les coordonnées, l’entreprise, le secteur, le besoin, le message et l’origine que vous avez renseignés. Ces informations sont enregistrées dans notre CRM HubSpot pour étudier votre demande et vous recontacter à ce sujet, sur la base de votre consentement. Les champs facultatifs peuvent rester vides. Si vous autorisez séparément la mesure, nous conservons pendant 24 heures la première source observée, la page d’entrée sans paramètres, le premier intérêt métier et un code de campagne AYWA reconnu. À l’envoi, ces indications et la date du contexte sont associées à la demande dans HubSpot. Les champs décrivent la dernière demande mesurée ; une demande ultérieure sans mesure ne les actualise pas. Ils ne constituent pas une preuve indépendante de l’origine et ne définissent pas le secteur réel de votre entreprise. Aucun identifiant publicitaire ni texte libre de campagne n’est transmis. Le retrait de l’accord supprime le contexte du navigateur et arrête les prochaines transmissions, sans effacer rétroactivement les données déjà enregistrées dans le CRM. Ce formulaire ne vous inscrit à aucune communication marketing et ne transmet pas votre historique de navigation ni vos conversations de démonstration. Pour accéder à vos données, les corriger, demander leur effacement ou retirer votre consentement, écrivez à team@aywa.ai.

Accompagnement des nouveaux comptes AYWA

À partir du 28 septembre 2026, les nouveaux comptes AYWA dont l’adresse e-mail est vérifiée peuvent être suivis dans notre CRM HubSpot afin d’organiser leur accompagnement. Les informations utilisées sont le nom, l’adresse e-mail, l’identifiant du compte, l’entreprise et le secteur lorsqu’ils sont connus, ainsi que les dates de confirmation du compte, du premier appel effectué et du premier abonnement payé. Avec votre accord à la mesure sur le site, la source, les codes publics de campagne et d’annonce et la première page métier consultée peuvent aussi être associés à votre compte. Ce contexte est conservé dans un cookie AYWA pendant 24 heures, puis les catégories liées à l’inscription sont conservées dans le CRM ; elles ne comprennent ni URL complète, ni recherche, ni identifiant publicitaire individuel ou de clic. La page consultée ne définit pas le secteur réel de votre entreprise. Vous pouvez retirer votre accord pour les prochaines transmissions dans les préférences de confidentialité et demander la suppression des données déjà associées à votre compte par e-mail. Ce suivi ne transmet à HubSpot ni montant facturé, ni coordonnées des personnes appelées, ni enregistrement, ni transcription d’appel. Il ne vaut pas inscription aux communications marketing. Pour toute question ou demande concernant ces données, contactez team@aywa.ai.

Mesure du parcours entre aywa.ai et app.aywa.ai

Avec votre accord à la mesure, AYWA utilise la même propriété Google Analytics pour relier la découverte du site à l’utilisation de l’application. Un identifiant Analytics pseudonyme et les codes publics de campagne et d’annonce permettent de comprendre l’origine des inscriptions. Les étapes confirmées par notre serveur sont l’inscription vérifiée, la création d’un agent, le premier appel terminé et le premier abonnement payé. Aucun email, téléphone, contenu d’appel ou montant n’est envoyé à Google Analytics pour ces étapes. Le choix de mesure de l’application peut être retiré dans ses préférences de confidentialité ; les visites et étapes refusant la mesure sont exclues.

Récapitulatif de la démonstration dans le navigateur

La démonstration publique se déroule dans votre navigateur. Vers la fin de la conversation, l’agent peut vous proposer un accompagnement pour créer votre agent. Un récapitulatif par SMS peut aussi être proposé lorsque ce service est disponible. Ces choix sont indépendants et facultatifs : vous pouvez les refuser et garder le récapitulatif à l’écran sans donner de coordonnées. Si vous l’acceptez oralement, votre numéro et, si vous le souhaitez, votre prénom sont préparés pour vérification à l’écran. Sans réservation pendant l’échange, le SMS et le suivi nécessitent votre confirmation dans ce formulaire. Si vous confirmez oralement un rendez-vous avec l’équipe AYWA, son créneau et votre numéro de rappel, la réservation est effectuée dans le calendrier Support et transmise à HubSpot sans nouveau clic. Le SMS après cet échange reste soumis à votre demande explicite. Vous pouvez y corriger votre numéro et choisir ou retirer la demande d’accompagnement. Après confirmation, le numéro, le prénom facultatif, le besoin indiqué, le métier essayé, le récapitulatif et le résultat de l’envoi sont suivis dans HubSpot ; une demande d’accompagnement crée une tâche pour notre équipe. Cela ne vous inscrit pas à des communications marketing. Les actions métier présentées pendant la démonstration sont simulées et aucun enregistrement audio n’est demandé. Les échanges sont traités par AYWA et les fournisseurs IA nécessaires à la conversation et au récapitulatif. Si vous créez ensuite un compte avec le lien proposé, le rattachement à la démonstration exige une session AYWA authentifiée et une adresse email vérifiée ; un numéro partagé ne suffit pas. Les propositions locales non confirmées sont supprimées au plus tard sept jours après leur expiration. Les demandes terminées et synchronisées quittent notre registre technique après trente jours ; les demandes non résolues ont une limite de quatre-vingt-dix jours. Ces délais n’effacent pas automatiquement les fiches HubSpot. Pour accéder à vos données, les corriger, retirer votre consentement ou demander leur suppression, écrivez à team@aywa.ai.

Démonstrations par téléphone

Lorsque vous demandez à AYWA de vous appeler, nous utilisons le numéro, le pays et le nom d’entreprise saisis pour réaliser votre démonstration. La vérification Cloudflare Turnstile protège ce parcours contre les demandes automatisées. Le pays présélectionné provient d’une base locale : votre adresse IP n’est pas envoyée à un service de géolocalisation. Le numéro, la date, le métier essayé et le résultat de la démo sont centralisés dans notre CRM HubSpot. Si vous demandez ensuite un accompagnement, l’email indiqué et votre demande y sont ajoutés. Le clic pour recevoir la démo ne vous inscrit pas à des communications marketing. Aucun enregistrement audio n’est demandé pour cette démo. Les réservations, envois de messages et autres opérations présentées par l’agent sont simulés. Si vous poursuivez vers un compte AYWA avec le bouton proposé, le rattachement à la démo nécessite une session authentifiée et une adresse email vérifiée ; un numéro partagé ou un email saisi ne suffit pas. Le navigateur conserve uniquement un reçu temporaire sans votre numéro ni votre email, pour retrouver l’appel après un rechargement et éviter un doublon. Les demandes techniques locales terminées sont supprimées après 30 jours lorsque leur synchronisation CRM est confirmée. Pour accéder à vos données, les corriger ou demander leur suppression, écrivez à team@aywa.ai.

Démonstrations et échanges WhatsApp

Si vous choisissez la démo WhatsApp lorsqu’elle est proposée, le pays suggéré provient de notre base locale de géolocalisation IP ; vous pouvez le modifier. Le numéro saisi prépare un lien de démonstration et ne suffit pas à créer une fiche commerciale ni à vous identifier. Vous envoyez vous-même le message préparé dans WhatsApp. Meta nous transmet alors le numéro émetteur, le message et les événements nécessaires à la conversation et à l’appel. Les échanges sont traités par le moteur AYWA et les fournisseurs IA nécessaires pour répondre. Le résultat de la démo et son contexte sont suivis dans HubSpot. Une demande explicite de conseiller crée une tâche attribuée à notre équipe ; les précisions ajoutées à cette demande sont conservées avec elle. Le relais humain suspend les réponses automatiques. Les messages après appel respectent la fenêtre de service Meta ; une conversation n’inscrit pas automatiquement aux communications marketing. Les actions métier de la démo sont simulées. Le rapprochement avec une inscription exige une identité AYWA vérifiée ; un numéro partagé ne suffit pas. Pour arrêter les réponses automatiques, écrivez STOP. Pour accéder à vos données, les corriger ou demander leur suppression, contactez team@aywa.ai.

13. Connexions Google

Vous choisissez les fonctions à connecter. AYWA demande les autorisations nécessaires à chaque fonction. Les identifiants OAuth sont gérés côté serveur ; les moteurs conversationnels et vocaux ne les reçoivent pas et ne disposent pas d’un accès libre à votre compte Google.

• Google Calendar : sélection d’un calendrier, calcul des disponibilités, création, déplacement et annulation des rendez-vous demandés. Les créneaux proposés à l’agent ne contiennent pas les noms, titres ou participants des événements qui occupent déjà l’agenda. Les détails du rendez-vous demandé sont conservés dans AYWA et synchronisés avec le calendrier choisi.
• Gmail : envoi des messages demandés, avec leur destinataire, objet, contenu et pièces jointes. Ce parcours d’envoi ne lit pas la boîte de réception. Une automatisation qui nécessite la lecture des emails demande une autorisation distincte pour cette fonction.
• Google Contacts : aperçu et import des contacts que vous sélectionnez dans l’annuaire AYWA, sans modifier Google Contacts. Selon les champs sélectionnés, l’import peut inclure nom, email, téléphone, entreprise, fonction, service et notes. Les contacts importés peuvent ensuite être utilisés pour les recherches et transferts autorisés de votre espace et, selon le moteur vocal, pour aider à reconnaître les noms prononcés.

14. Destinataires des données Google

Les données nécessaires aux fonctions activées sont traitées par RTLS TechLab, les personnes autorisées de votre espace et les fournisseurs ci-dessous selon le parcours configuré. Un fournisseur de voix reçoit uniquement les données nécessaires à son intervention, pas un accès général au compte Google.

• Google exécute les opérations autorisées sur Gmail, Calendar et Contacts. Supabase stocke les données applicatives nécessaires, notamment les contacts importés et les rendez-vous. Hostinger héberge leur traitement par les serveurs AYWA. Vercel distribue l’interface et traite les métadonnées techniques de ses requêtes.
• OpenAI traite la conversation et l’audio. Le contexte peut contenir les résultats limités des outils, par exemple un créneau proposé, le statut d’une opération ou les coordonnées nécessaires à une recherche d’annuaire. Une analyse après appel peut traiter la transcription lorsque cette fonction est activée.
• ElevenLabs, Cartesia, OpenAI ou Deepgram, selon la voix sélectionnée et les mécanismes de secours configurés, convertissent le texte de réponse en audio. Ce texte peut annoncer le résultat d’une fonction Google. Dans les parcours qui utilisent une transcription Deepgram distincte, Deepgram traite l’audio et les aides de reconnaissance configurées, notamment des noms d’annuaire. Tous ces fournisseurs ne reçoivent pas chaque appel.
• Resend reçoit les coordonnées et le contenu nécessaires lorsqu’une notification ou une invitation issue de ce parcours est envoyée par la plateforme avec Resend. Un envoi effectué directement par le connecteur Gmail utilise Google. Le destinataire reçoit les informations prévues par le message que vous demandez.
• Telnyx ou l’opérateur raccordé achemine l’audio d’un appel et les SMS activés ; WhatsApp (Meta) achemine les messages WhatsApp activés. Les informations d’un rendez-vous ou d’une demande ne leur sont transmises que dans le cadre de l’appel ou du message concerné. Le destinataire d’un transfert ou d’une notification est celui prévu par vos règles.
• Les services de préparation décrits à la section 6 traitent le contenu que vous soumettez pour cette fonction. Si vous y réutilisez des informations importées, les destinataires de cette fonction peuvent également les traiter.

15. Utilisation limitée et contrôle des accès Google

L’utilisation par AYWA des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Les données Google brutes, agrégées, anonymisées ou dérivées ne sont ni vendues, ni utilisées ou transférées pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle généralisés ou fondamentaux. Les traitements sont limités aux fonctions autorisées, avec les garanties de non-entraînement applicables. Ces garanties sont distinctes de la conservation technique et de sécurité.

Vous pouvez déconnecter un compte dans Ressources → Connexions et révoquer son accès depuis votre compte Google. La révocation empêche les accès ultérieurs ; elle ne supprime pas automatiquement les contacts déjà importés ni l’historique AYWA. Vous pouvez gérer ces éléments dans votre espace ou demander leur suppression à team@aywa.ai, sous réserve des obligations de conservation applicables.

Politique Google : https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy