Votre client est disponible maintenant pour fixer un rendez-vous. Votre équipe, elle, est en rendez-vous, en intervention ou déjà au téléphone. Lui demander de rappeler ou lui envoyer un lien repousse une demande qui pourrait avancer tout de suite.
Avec AYWA, l’agent vocal peut consulter votre agenda connecté, proposer un créneau et enregistrer le rendez-vous pendant l’appel. Le client exprime son besoin, choisit une heure et reçoit une réponse liée à vos disponibilités réelles.
Le téléphone devient un point de réservation
Un appel contient souvent plus d’informations qu’un formulaire : la prestation recherchée, une contrainte de déplacement, une préférence horaire, parfois une question avant de réserver. L’agent écoute ces éléments et s’en sert pour conduire la prise de rendez-vous.
Vous lui confiez une mission précise : réserver un échange commercial, une visite, un entretien ou une intervention. Vous définissez la durée, le calendrier à utiliser et les informations nécessaires. L’agent reste dans ce cadre et oriente vers votre équipe les demandes qui exigent une décision particulière.
Google Calendar et Outlook, au service de votre organisation
AYWA se connecte à Google Calendar et à Outlook/Microsoft 365. Le calendrier choisi et les droits accordés déterminent les opérations accessibles. Une fois la recherche de disponibilités et la création configurées, l’agent peut les utiliser pendant la conversation.
Il consulte les créneaux du calendrier autorisé.
Il propose une disponibilité adaptée à la demande.
Il recueille le choix et les coordonnées utiles.
Il crée le rendez-vous et s’appuie sur le résultat de l’action pour le confirmer.
L’envoi d’une invitation ou d’un message de confirmation se configure selon votre parcours. L’objectif est simple : une réservation retrouvée dans l’outil que l’équipe utilise déjà.
Exemple : le client change d’avis, la réservation suit
Scénario fictif pour illustrer une réservation. Une personne souhaite un échange commercial vendredi. Après la première proposition, elle précise que jeudi matin lui conviendrait mieux.
AYWA recherche une disponibilité correspondant à cette correction, fait confirmer le nouveau choix, puis crée le rendez-vous accepté. La valeur du parcours se vérifie dans l’agenda : bonne date, bonne durée et informations nécessaires pour préparer l’échange.
Si aucun créneau ne convient, vous pouvez prévoir une demande de rappel. Si la création échoue, l’agent ne doit pas annoncer une réservation réussie : il suit l’alternative définie avec votre équipe.
Décrivez votre façon de prendre rendez-vous au studio
Le studio AYWA vous permet de partir d’une consigne métier : qui reçoit l’appel, ce que le client cherche et ce qui doit être réservé. Il prépare une première configuration que vous adaptez avec vos connaissances, votre voix et vos outils.
Préparez quatre éléments : les types de rendez-vous acceptés, leurs durées, les horaires proposés et les informations à demander. Ajoutez les situations à transmettre à une personne : urgence, prestation particulière ou demande hors périmètre.
Pour une clientèle internationale, faites préciser les heures et le fuseau au moment utile. Une réservation correcte doit désigner le même instant pour le client et pour l’équipe, même s’ils ne se trouvent pas dans le même pays.
Réserver, qualifier et confirmer dans un même parcours
La prise de rendez-vous peut suivre une qualification commerciale. Votre équipe reçoit alors un échange préparé, avec le besoin et le contexte disponibles dans le CRM lorsque l’action correspondante est configurée.
Vous pouvez aussi organiser des appels sortants de confirmation pour les rendez-vous existants. La réservation initiale et la confirmation sont deux missions distinctes, que vous pouvez développer autour de vos besoins.
Comment vérifier que le parcours est prêt ?
Testez une réservation normale, un changement de créneau et une absence de disponibilité. Ouvrez ensuite l’agenda pour contrôler chaque résultat. Vérifiez aussi que la personne chargée du rendez-vous dispose du contexte attendu. Ces essais donnent une base concrète à votre premier pilote AYWA.
Questions fréquentes
Faut-il imposer un lien de réservation au client ?
Non. Un parcours connecté peut recueillir son choix pendant l’appel. Vous pouvez conserver un lien comme autre possibilité si votre organisation le souhaite.
Peut-on réserver dans tous les calendriers de l’entreprise ?
L’agent utilise les calendriers autorisés et configurés pour sa mission. Choisissez ceux qui doivent réellement recevoir les rendez-vous.
Essayez avec un rendez-vous que vous prenez chaque semaine
Décrivez votre prestation et connectez le calendrier concerné. AYWA offre 15 minutes de test à l’inscription pour commencer à évaluer votre agent.
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