GUÍA PRÁCTICA
Confirma la asistencia y organiza los cambios de cita.
Una agenda llena no indica quién vendrá, quién necesita cambiar la hora o quién tiene una duda. Una campaña de confirmación recoge esas respuestas por teléfono para que tu equipo pueda preparar los ajustes.
Define para qué sirve cada recordatorio.
El agente recuerda el motivo, el día y la hora, y pregunta si la cita sigue viniendo bien. Puede servir para una visita, una intervención o una reunión comercial. Adapta los datos que comunicas a la situación y a la persona.
En AYWA puedes elegir la confirmación de citas como objetivo de campaña. Aportas los contactos, las citas y las instrucciones. Define el horario y la antelación del recordatorio según tu organización y los permisos para contactar.
Prepara las respuestas que afectan a la agenda.
Decide de antemano qué puede gestionar el agente y qué cambios debe validar tu equipo.
- « Sí, asistiré »: guardar la confirmación junto a la cita correspondiente.
- « Quiero cambiarla »: recoger la disponibilidad o buscar un hueco si están configuradas la conexión y las acciones necesarias.
- « No podré ir »: seguir el procedimiento de cancelación, distinguiendo la petición de la modificación efectiva en la agenda.
- Sin respuesta: conservar ese estado y aplicar la regla de reintento. La cita aún no está confirmada.
Recoge una petición de cambio con todo su contexto.
En este ejemplo, el agente recoge las solicitudes y el equipo confirma los nuevos horarios.
Ejemplo ficticio. Adáptalo a tu actividad y a la configuración del agente.
- Agente IA
- Hola, soy el asistente de IA de la empresa. Te llamo por tu cita del jueves a las diez. ¿Te sigue viniendo bien?
- Cliente
- Al final el jueves no puedo. ¿Podría ser el viernes por la tarde?
- Agente IA
- Anoto tu petición para el viernes por la tarde. El equipo se pondrá en contacto contigo para confirmar una hora.
- Cliente
- Perfecto, gracias.
Lo que recibe el equipo
- Cita actual: jueves a las 10:00.
- Respuesta: solicitud de cambio; asistencia sin confirmar.
- Preferencia: viernes por la tarde.
- Siguiente acción: revisar la agenda y confirmar un nuevo horario.
Adapta el seguimiento a tu forma de trabajar.
Puedes empezar recogiendo las respuestas y dejar que el equipo ajuste la agenda. Cuando configuras acciones de calendario compatibles, AYWA también puede consultar la disponibilidad y realizar las operaciones autorizadas. Solo se presenta un nuevo horario como reservado cuando la acción confirma el resultado.
El historial permite consultar el resumen, la transcripción y las acciones asociadas. Según las herramientas conectadas, una regla puede enviar el contexto al CRM o al sistema de seguimiento para que el equipo retome las solicitudes pendientes.
La reserva inicial y la campaña de recordatorios requieren su propia preparación. Conectar una agenda no crea por sí solo una campaña de confirmación.
Comprueba qué cambia en la gestión diaria.
Durante un primer periodo, cuenta las citas por confirmar, las personas contactadas, las confirmaciones, las cancelaciones y las peticiones de cambio. Después revisa la asistencia real y el tiempo necesario para resolver los cambios.
Si buscas reducir las ausencias, compara citas y periodos similares. Confirmar expresa una intención; la asistencia muestra lo que ha ocurrido. Observa también el tiempo que dedica el equipo a los recordatorios y las correcciones.
Empieza con un tipo de cita y un procedimiento claro. Así podrás ajustar la conversación antes de ampliar las llamadas.