El cliente está listo para reservar, pero tu equipo está atendiendo otra llamada, reunido o realizando un servicio. Pedirle que vuelva a llamar añade un paso a una solicitud que podría resolverse en ese momento.
AYWA puede consultar una agenda conectada, proponer un horario disponible y crear la cita durante la conversación. El cliente explica qué necesita, elige una hora y recibe una respuesta basada en tu disponibilidad real.
Convierte el teléfono en una forma cómoda de reservar
Una cita suele empezar con más que una fecha. El cliente pregunta por el servicio, comenta un plazo o explica que solo puede acudir por la mañana. El agente recoge ese contexto mientras le ayuda a elegir un horario.
Define una misión concreta: reservar una consulta comercial, una visita, una entrevista o un servicio. Indica la duración, la agenda y los datos que necesita el equipo. Las solicitudes que requieren una decisión especial pueden pasar a una persona.
Trabaja con Google Calendar u Outlook
AYWA se conecta con Google Calendar y Outlook/Microsoft 365. La agenda elegida y los permisos de la cuenta determinan las acciones disponibles. Una vez configuradas la consulta de disponibilidad y la creación de citas, el agente puede utilizarlas durante la llamada.
Consulta los horarios de la agenda autorizada.
Propone una opción adecuada para la solicitud.
Recoge la elección y los datos necesarios.
Crea la cita y utiliza el resultado de la acción para confirmarla.
Las invitaciones de calendario y los mensajes posteriores dependen de la configuración del recorrido. Lo que importa es que el equipo encuentre la reserva en su herramienta habitual y pueda prepararla.
Si el cliente cambia de idea, la reserva debe reflejarlo
Ejemplo ficticio de reserva. Una persona solicita una consulta para el viernes. Después de escuchar una propuesta, aclara que le viene mejor el jueves por la mañana.
El agente busca una opción que encaje con la corrección, confirma la nueva elección y crea la cita aceptada. Comprueba el resultado en la agenda: fecha correcta, duración prevista y datos útiles para quien atenderá al cliente.
Si no hay un horario adecuado, puedes prever una solicitud de devolución de llamada. Si falla la creación, el agente debe seguir esa alternativa sin anunciar una reserva completada.
Explica al estudio AYWA cómo organizas tus citas
Empieza por describir quién llama, qué busca y qué debe reservar el agente. El estudio AYWA prepara una primera configuración que puedes ajustar con tus instrucciones, conocimientos, voz y herramientas conectadas.
Reúne cuatro elementos: los tipos de cita, su duración, los horarios permitidos y los datos necesarios. Añade las excepciones que atenderá tu equipo, como una urgencia o una petición fuera del servicio ofrecido.
Si atiendes a clientes en distintas ubicaciones, evita las horas ambiguas. El cliente y el equipo deben entender el mismo momento, aunque estén en zonas horarias diferentes. Incluye la zona correspondiente en la confirmación cuando sea necesaria.
La reserva puede ser parte de un recorrido más completo
El agente puede cualificar una solicitud comercial antes de proponer una cita. Con la actualización del CRM configurada, ventas recibe el motivo del encuentro y el contexto para prepararlo.
También puedes organizar llamadas salientes de confirmación para citas existentes. Reservar y confirmar asistencia son misiones distintas: empieza por la que más ayuda a tu organización.
Comprueba la cita, además de escuchar al agente
Prueba una reserva normal, un cambio de horario y una solicitud sin disponibilidad adecuada. Revisa la agenda después de cada prueba. Comprueba quién recibe la cita y si tiene el contexto necesario. Estos resultados permiten preparar tu primer piloto con AYWA.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que abrir un enlace para reservar?
Un recorrido conectado puede recoger su elección por teléfono. Puedes mantener un enlace como alternativa si encaja con tu proceso.
¿El agente accede a todas las agendas de la empresa?
Utiliza las agendas autorizadas y seleccionadas para su misión. Conecta las que deban recibir estas reservas.
Empieza con una cita que tu equipo organiza cada semana
Describe el servicio y conecta la agenda correspondiente. AYWA ofrece 15 minutos de prueba al registrarte para empezar a evaluar tu agente.
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